各县(市)区人力资源社会保障局、档案局，高新区社会保障局：

为贯彻落实《社会保险业务档案管理规定(试行)》、《山东省社会保险档案管理暂行办法》，规范我市城乡居民社会养老保险业务档案管理，市人力资源社会保障局、市档案局联合制定了《济南市城乡居民社会养老保险业务档案管理办法》。现印发给你们，请遵照执行。

济南市人力资源和社会保障局  济南市档案局

二O一二年八月二十一日

济南市城乡居民社会养老保险业务档案管理办法

第一条 为规范我市城乡居民社会养老保险(以下简称城乡居民养老保险)业务档案管理，维护城乡居民养老保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《社会保险业务档案管理规定(试行)》、《山东省社会保险档案管理暂行办法》等法律法规，结合我市实际，特制定本管理办法。

第二条 全市各级城乡居民养老保险经办机构均应根据本办法做好档案管理工作。

第三条 本办法所称城乡居民养老保险档案是指全市各级城乡居民养老保险经办机构在工作中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式或载体的历史记录。主要包括文书档案、业务档案、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案等门类。

第四条 市人力资源社会保障局负责全市城乡居民养老保险业务档案管理工作的组织领导。市社会保险事业局负责全市城乡居民养老保险业务档案管理工作的具体指导。

各级城乡居民养老保险经办机构负责本级城乡居民养老保险业务档案管理工作，并接受同级档案行政管理部门的监督、检查和指导。

第五条 县(市)区城乡居民养老保险经办机构形成的养老保险业务档案由该机构集中保存，乡镇(街道)所形成的养老保险业务档案应定期交由县(市)区社会保险经办机构集中统一保存,同时做好本辖区内参保人员的基础信息存档工作。村(居)委会应建立参保人员基础信息台账并妥善保存。

第六条 各级城乡居民养老保险经办机构应配备专(兼)职的档案管理人员和必要的设施、场所。县(市)区城乡居民养老保险经办机构在编制总额内应按照一定比例配备专(兼)职档案管理人员；按使用面积40平方米/万卷的标准，配置业务档案库房，并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备及网络系统。镇(办)、村(居)至少有一名兼职档案管理人员。

档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备相应的档案知识，取得档案专业岗位资格证书，持证上岗。

第七条 各级城乡居民养老保险经办机构应制订并认真落实档案归档、保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等规章制度，加强监督、检查，保证养老保险业务档案及时收集、妥善保管、有序存放，严防损毁、丢失和泄密。

第八条 各级城乡居民养老保险经办机构的业务部门，按照本办法附件《社会保险业务材料归档范围与保管期限》规定的范围，将办理养老保险业务过程中形成的记录、证据、依据等应当归档保存的文件材料，及时收集、整理，并在规定时间内，移交档案管理部门集中统一管理，确保归档材料的齐全、完整与安全，不得伪造、篡改。任何单位和个人不得拒绝归档或将档案据为己有。

第九条 城乡居民养老保险业务档案应当按照各级经办机构业务经办规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“业务种类——年度——业务环节”的方法对养老保险业务材料进行分类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。负责档案管理的部门应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并按照工作需要，及时编制各种检索工具。

第十条 城乡居民养老保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为10年、30年、50年、100年，各种养老保险业务档案的具体保管期限按照本办法附件《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。

城乡居民养老保险业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。

第十一条 各级城乡居民养老保险经办机构应认真执行档案保密、借阅制度，严格审批、登记和档案的归还、核对手续，坚持做好档案借阅登记和利用效果反馈登记，并设置专门的档案借阅场所，配备必要的设施，积极开展档案利用工作，最大限度地满足社会保险事业的档案利用需求。

第十二条 各级城乡居民养老保险经办机构应当对已到期的养老保险业务档案进行鉴定。

鉴定工作应当由城乡居民养老保险经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及同级人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。

第十三条 城乡居民养老保险经办机构对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，经城乡居民养老保险经办机构主要负责人批准，并报同级人力资源社会保障行政部门备案后销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

城乡居民养老保险经办机构应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。

第十四条 城乡居民养老保险经办机构按照有关规定，定期将保管期限为永久和100年的养老保险业务档案向同级国家综合档案馆移交。

第十五条 城乡居民养老保险经办机构有下列行为之一的，限期改正，并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；给参保单位或者个人造成损失的，依法承担赔偿责任。

(一)不按规定归档或者不按规定移交档案的；

(二)伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的；

(三)玩忽职守，造成档案遗失、损毁的；

(四)违规提供、抄录档案，泄漏个人信息的；

(五)违反国家档案法律、法规和养老保险业务档案的其他行为。

第十六条 各类城乡居民养老保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料，国家有专门规定的，从其规定。

第十七条 城乡居民养老保险档案管理应纳入市档案管理年度评估。市档案局、市人力资源和社会保障局联合负责对各县(市)区城乡居民养老保险经办机构进行年度评估。各级城乡居民养老保险经办机构应根据本办法和档案评估标准规定，做好评估准备。

第十八条 本办法自2012年9月1日起施行，有效期五年。

附件：城乡居民社会养老保险业务文件材料归档范围与保管期限

附件：

城乡居民社会养老保险业务文件材料归档范围

与保管期限

一、城乡居民社会养老保险管理类

(一)参保登记材料。包括参保登记、变更登记、注销登记时填报的登记表单及相关审核材料………………………〔永久〕

(二)社会养老保险个人账户管理材料。包括养老保险个人账户对账、个人账户修改等相关材料……………………〔100年〕

(三)社会养老保险卡(证、手册)管理材料。为参保人员办理社会保险卡(证、手册)首发、补发、收回等管理的登记表单及相关材料………………………………………………〔 50年〕

(四)社会养老保险待遇领取资格验证材料。包括对享受社会保险待遇人员进行领取资格检查验证的相关审核材料〔 50年〕

(五)退休人员社会化管理服务材料。包括对实行社会化管理服务的退休人员进行信息采集、移交、日常管理服务的登记表单及相关材料………………………………………………〔 50年〕

(六)服务协议管理材料。包括与基金收付款协议银行、网络通信运营商等部门签订的协议书、考核材料、终止协议材料……〔10年〕 

二、城乡居民社会养老保险费征缴类

(一)社会保险费征缴核定材料。包括中断缴费、恢复缴费、补缴费、退费等申报核定业务表单及相关审核材料……〔100年〕              

(二)收款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

(三)社会养老保险基金征缴明细表和汇总表.…….〔50年〕

(四)社会养老保险基金征缴年度汇总表……………〔永久〕

(五)缴费证明材料。为个人出具的缴费证明及相关材料…

…………………………………………………………………〔10年〕

三、城乡居民社会养老保险养老保险待遇类

(一)养老保险待遇核定材料。参保人员基本养老金、养老金领取人员死亡后供养直系亲属及其抚恤金待遇、养老保险其他一次性待遇核定、养老保险待遇调整、养老保险待遇更正等申报核定业务表单及相关审核材料……………………………〔50年〕

(二)养老保险个人账户一次性支付申报核定业务表单及相关审核材料…………………………………………………〔50年〕

(三)养老保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

(四)养老保险支付明细表和汇总表…………………〔30年〕

(五)养老保险基金支付年度汇总表…………………〔永久〕

四、城乡居民社会养老保险业务统计报表类

(一)社会养老保险年度统计报表……………………〔永久〕

(二)社会养老保险数据和分析报告等资料…………〔30年〕

(三)社会养老保险业务月/季统计报表…………….〔10年〕

(四)社会养老保险基金年度预决算表按《会计档案管理办法》确定保管期限。

五、城乡居民社会养老保险稽核监管类

(一)社会养老保险稽核材料。包括稽核方案、稽核通知书、工作记录、相关证据、稽核告知书或整改意见书、处罚建议书、稽核报告等专业文书及相关材料…………………………〔30年〕

(二)社会养老保险监察材料。社会保险行政部门依照有关规定向社会保险经办机构通报的社会养老保险违法案件的查处情况及相关行政执法文书和其它材料………………………〔30年〕

(三)社会养老保险经办机构内部控制材料。包括内部控制监督工作方案、内部控制检查通知、工作记录、相关证据、告知书或整改意见书、内部控制报告等专业文书及相关材料〔30年〕

(四)社会养老保险大案、要案、特殊案件的稽核材料………………………………………………………………〔永久〕